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Uma etapa relevante do orçamento empresarial é a projeção de despesas, também conhecido como OPEX, que é a abreviação da expressão da língua inglesa, operational expenditure.

Para uma adequada análise do orçamento de despesas (OPEX) e de suas particularidades, deve-se compreender a diferença contábil entre custos e despesas. Custos são os gastos consumidos na fabricação de um produto ou prestação de serviço, estando a eles associados. Por outro lado, a despesa não é consumida neste processo, mas no esforço para a manutenção do negócio ou obtenção de receita.

Este é um conceito importante no momento de elaboração de um orçamento empresarial, principalmente nas empresas industriais (geradoras de estoques em suas atividades), pois há diferenças entre o processo orçamentário seguido pelas despesas em relação ao dos custos.

Nas empresas industriais, enquanto as despesas são diretamente lançadas para resultado, ou seja, diminuem o lucro do exercício, os custos seguem caminho distinto, conforme diagrama abaixo:

Diferentemente dos gastos considerados despesas, quando uma indústria consome recursos na compra de matéria prima ou qualquer outro insumo para a fabricação de seus produtos, não há impacto direto no resultado do exercício.

Desta maneira, considere uma empresa que fabrique seus produtos com pagamento dos custos integralmente à vista. Estes valores, diferentemente das despesas, não serão observados inicialmente em sua Demonstração de Resultado do Exercício, pois ficarão “represados” na conta estoque.

Por outro lado, os pagamentos à vista são integralmente registrados como saídas no fluxo de caixa. Esta situação faz com que possa existir grande discrepância entre o Fluxo de Caixa e Demonstração de Resultado do Exercício.

Aspectos gerenciais do orçamento de despesas

Uma outra forma de classificação dos gastos de uma empresa é como fixos e variáveis.

Os fixos são aqueles que não sofrem variação em relação ao seu volume de atividade, seja produção ou venda, enquanto os variáveis são aqueles que dele sofrem influência.

Alguns exemplos de gastos normalmente variáveis são comissão, matéria prima e insumos produtivos, tais como, água e energia elétrica. No caso de fixos, podem ser citados aluguéis, salários administrativos e o consumo de energia elétrica da administração.

A relação entre gastos fixos e variáveis é de grande importância gerencial pois é um fator de risco nas empresas. Basicamente, pode-se dizer que quanto maior o gasto fixo, também maior o risco.

Esta situação é visualizada através da análise do ponto de equilíbrio, o qual pode ser entendido como o valor de receita que gera lucro zero, ou seja, o mínimo para que não tenha prejuízo.

Outro ponto relevante para a gestão empresarial é a análise do total de despesas em relação ao lucro bruto da empresa, pois, enquanto este é limitado por características de processos e preços definidos pelo mercado consumidor, as despesas são decisões gerenciais que devem ser planejadas e executadas de acordo com a capacidade de geração de lucro bruto, caso contrário o negócio poderá entrar em situação de risco.

A gestão das despesas através do orçamento empresarial

Existem dez tipos de processos e orçamentos empresariais que podem ser utilizados  de acordo com modelos de gestão ou situações particulares. Do ponto de vista de planejamento e controle de OPEX, pode-se destacar o uso dos orçamentos matricial e base zero (OBZ).

Um dos principais problemas para grande parte das empresas é conseguir elaborar um eficiente controle de gastos para evitar desperdícios derivados de ineficiências ou investimentos desalinhados com sua estratégia, sendo o orçamento matricial um importante método para atuar nestas situações.

Para a sua elaboração, a empresa deve realizar a análise detalhada dos seus dispêndios e agrupá-los por semelhança. Estes agrupamentos são feitos com base em contas contábeis e recebem o nome de pacotes.

Uma empresa pode, dependendo de suas características, criar diversos pacotes de gastos, tais como:

• Recursos humanos;
• Gastos com viagens;
• Gastos administrativos;
• Gastos com manutenção.

Em seguida, para a implantação da gestão matricial, devem ser definidas as unidades de controle de gastos que participam do processo orçamentário, chamadas de entidades. Estas podem ser centros de custos, gerências, unidades ou mesmo empresas pertencentes a um grupo.

Diferentemente de processos tradicionais, no orçamento matricial deve ser definido um responsável para cada pacote, o qual responderá por toda a empresa ou grupo, independentemente da quantidade de áreas ou filiais existentes.

Este responsável, normalmente chamado de dono ou gestor de pacote, tem a tarefa de coordenar e controlar os gastos em todos os níveis de responsabilidade da empresa, ou seja, tem uma visão geral do tipo de dispêndio, independentemente das suas subdivisões. Cabe a ele a responsabilidade de planejar e controlar os valores do pacote para toda a organização e garantir o alinhamento com as diretrizes estratégicas da empresa ou controladora do grupo.

Após a definição do pacote de gasto e de seu responsável geral, para cada uma das áreas identificadas como entidades é atribuído um responsável local, sendo a sua função elaborar a previsão de gastos da unidade e realizar o seu controle, sempre em conjunto com o gestor do pacote.

Desta forma, tem-se uma responsabilidade cruzada, origem do nome matricial. Para cada gasto objeto de controle podem ser observados dois responsáveis, ou seja, o primeiro tem a gestão com visão de toda a empresa ou grupo, enquanto o segundo tem o foco limitado à sua entidade.

Além do problema de desperdícios e falta de alinhamento estratégico dos gastos, em muitas empresas é comum a existência de controles similares realizados por mais de uma área, processos que não levam à lugar algum, relatórios que não são utilizados e diversas outras atividades ineficientes. Isto faz com que sejam consumidos recursos de maneira desnecessária, os quais poderiam ser utilizados em outras atividades com maiores benefícios para o negócio.

Em cenários como este, a utilização do orçamento base zero pode trazer grandes benefícios para a organização. O seu conceito central é elaborar as projeções como se estivesse construindo a empresa em seu início. Para isso, todos os gastos devem ser rigorosamente avaliados de maneira independente e com justificativas razoáveis em relação ao objetivo da organização. Neste contexto, é de fundamental que os objetivos e metas estejam claramente definidos para que as aplicações de recursos sejam avaliadas de acordo com a sua importância em relação ao que se espera alcançar.

Ao utilizar o orçamento base zero, a empresa elimina a prática de projetar o futuro utilizando valores realizados no passado, conhecido como orçamento incremental, o que pode fazer com que gastos desnecessários e ineficientes sejam perpetuados.

Algumas empresas, ao organizar seu modelo orçamentário, utilizam o orçamento matricial e o base zero em conjunto para gerar análises rigorosas sobre a necessidade de gastos e alocações de recursos baseadas na importância para a estratégia da empresa, desenvolvendo processos mais eficientes de planejamento e controle orçamentário.

O relacionamento do orçamento de despesas com outras etapas do processo

O orçamento empresarial é uma relação de causa e efeito entre as diversas etapas que constituem as atividades de um negócio.

Ao elaborar o orçamento de despesas (OPEX), uma série de informações geradas são utilizadas em outras etapas, as quais podem ser visualizadas na figura abaixo:

Além de projetar o total de despesas, que irá compor a Demonstração de Resultado do Exercício Orçada, também deverão ser definidas as formas como estas serão pagas para integrarem as saídas no Fluxo de Caixa Orçado. A diferença entre as informações de cada relatório é derivada da aplicação dos conceitos de regime de caixa (Fluxo) e de competência (DRE).

O orçamento de Opex também fornecerá os valores de contas a pagar utilizados para elaborar o Balanço Patrimonial Orçado.

Como exemplo, suponha que uma empresa tenha a despesa orçada para um período no valor de R$ 500 mil e previsão de pagamento de R$ 300 mil. Na Demonstração de Resultado serão orçados os R$ 500 mil, enquanto no Fluxo de Caixa, os R$ 300 mil. A diferença entre os dois valores, R$ 200 mil, deverá ser direcionada para o Balanço Patrimonial Orçado como contas a pagar.

Por fim, deve-se observar que no orçamento de despesas são considerados gastos com funcionários. Desta forma, parte da projeção do orçamento de gastos com pessoal deve ser transferida para a estimativa de Opex, de acordo com a alocação dos colaboradores nos centros de custos da empresa.

Sobre o autor:

Louremir Reinaldo Jeronimo é  Doutor em Administração de Empresas pela Escola de Administração de Empresas de São Paulo, da Fundação Getulio Vargas – FGV EAESP. Professor convidado dos cursos de MBA do FGV Management e FGV In Company (Saiba mais)

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