Análises Gerenciais

Por Que Justificar Reduções de Gastos no Orçamento Empresarial?

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Fonte da imagem: https://stocksnap.io/photo/U6IOK6787I

Uma das atividades mais comuns no processo orçamentário é o acompanhamento periódico de resultados com a geração de relatórios de comparação entre valores reais e orçados.

Também é normal encontrar empresas que estabelecem regras para o esclarecimento de desvios, tais como, a obrigatoriedade de explicar a variação em qualquer conta orçamentária que seja superior a determinado percentual.

Um exemplo hipotético de relatório de acompanhamento em empresas que adotam esta regra pode ser:

Variações positivas

Neste caso, considerando uma regra para esclarecer qualquer variação acima de 10%, pode-se observar que a conta de despesas comercias superou o limite estabelecido, comprometendo a execução do resultado orçado pela empresa. Fica evidente que esta situação requer o detalhamento dos motivos que causaram o desvio.

Deve-se destacar que este processo, quando realizado através da utilização do orçamento estático, pode trazer algumas situações de identificação de problemas inexistentes ou mesmo de ocultação de outros reais, fato que pode ser minimizado com o uso do orçamento flexível.

A necessidade de justificativa de desvios de gastos superiores ao máximo estabelecido pela empresa ocorre principalmente em virtude de um dos objetivos da gestão orçamentaria ser atuar para que os resultados ocorram conforme o planejado para a execução da estratégia. Outro motivo a ser destacado é a necessidade de identificação de possíveis erros de planejamento para que sejam evitados no futuro.

Analisando outra situação, suponha que o relatório de acompanhamento apresente a seguinte composição:

Variações negativas

Este caso apresenta posição inversa, ou seja, a despesa comercial foi muito abaixo do orçado.

Nesta situação é comum surgir o questionamento quanto ao motivo de algumas empresas exigirem que reduções dos gastos em relação ao orçado sejam também justificadas, uma vez que isto seria benéfico para o negócio.

Para compreender esta solicitação, deve-se observar mais um entre os diversos papéis atribuídos ao orçamento empresarial, que é o de alocar os recursos financeiros da empresa em suas diversas áreas e atividades. Nesta etapa do processo, sempre existem disputas pelos recursos limitados, podendo gerar divergências internas.

No momento em que a companhia encerra o seu orçamento, uma série de definições de alocação de gastos são realizadas e algumas áreas ou projetos deixam de receber os recursos desejados.

Como consequência desta realidade, uma redução relevante de gastos apontada no acompanhamento real versus orçado deve ser analisada para que se compreenda o que levou ao não consumo do recurso financeiro.

Não há restrição alguma quanto à geração de economias para o negócio, pelo contrário. No entanto, uma das coisas que se busca identificar neste acompanhamento são as decisões equivocadas de alocação de recursos devido a erros de planejamento.

O que as empresas procuram evitar com esta análise são as projeções exageradas de gastos, ou seja, solicitações de recursos acima da necessidade real da área, visando gerar uma “reserva” em sua operação. Esta prática, se identificada, deve ser eliminada, pois, ao liberar recursos para um setor que não os utilizará, outro deixa de recebê-los, podendo prejudicar o desenvolvimento do negócio como um todo.

Por outro lado, a possibilidade de ocorrência deste problema não pode levar à outra prática equivocada, às vezes observada. Existem empresas que ao identificar o não consumo de recursos orçados, imediatamente reduzem a verba orçamentária para o ano seguinte. Muitas vezes este procedimento é justificado, erroneamente, pelo uso do orçamento Base Zero (OBZ).

Utilizar o Orçamento Base Zero requer que todos os gastos orçados sejam analisados e justificados de acordo com os objetivos da organização e não que um corte automático seja colocado em prática pela não utilização dos recursos no ano anterior.

A prática correta é que eventuais economias relevantes observadas no acompanhamento real versus orçado sejam estudadas para avaliar suas consequências no próximo período orçamentário. Se a sua causa for algo que irá permanecer, reduções devem ser implementadas em novas projeções. No entanto, há diversos casos em que as reduções de gastos podem ser momentâneas ou originadas em postergações. No primeiro caso,  nenhum impacto deverá ser considerado no próximo orçamento, enquanto no segundo, a economia tende a gerar maior demanda de recursos no futuro.

A análise dos impactos futuros é mais um motivo para justificar a geração de relatórios com explicações sobre as razões para as economias.

Da mesma forma que no consumo excessivo, quando houver a identificação de reduções de gastos em relação ao orçado, deve-se avaliar se a sua origem é algum erro de planejamento. Esta análise é importante para que possíveis equívocos não se repitam em projeções futuras.

Em resumo, tanto variações positivas quanto negativas devem ser justificadas no acompanhamento orçamentário, de acordo com as regras estabelecidas pela organização. No caso de gastos, variações positivas (maiores que o orçado) devem ter os seus motivos investigados visando encontrar alternativas para a adequação, por outro lado, as negativas (menores que o orçado) precisam ser esclarecidas para que sejam identificados os motivos e analisados os impactos no orçamento empresarial.

 

Sobre o autor:

Louremir Reinaldo Jeronimo é  Doutor em Administração de Empresas pela Escola de Administração de Empresas de São Paulo, da Fundação Getulio Vargas – FGV EAESP. Professor convidado dos cursos de MBA do FGV Management e FGV In Company (Saiba mais)

 

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12 respostas »

  1. Ótimo artigo.
    É o contraponto para com indicadores de desempenho onde o gestor recebe bonificações por atingimento de seus indicadores (mas à custas de alto impacto no médio/longo prazos).

    Por exemplo é possível reduzir muito a manutenção dos maquinários de chão de fábrica. Talvez uma ou outra máquina quebre ou paralise por algumas horas, mas a falta de manutenção pode reduzir sua vida útil e irá custar muito mais caro para a empresa, só sentido anos mais tarde.

    Outro exemplo é com a área de marketing. São vários os setores onde se cortar a ZERO os gastos com publicidade, a empresa continuará vendendo normalmente, sentindo o decréscimo das vendas apenas meses ou anos após o corte, entretanto, para a retomada das vendas será necessário um investimento muito maior, além da possibilidade de competidores terem tomado seus clientes.

    Curtido por 1 pessoa

    • Prof. Louremir, boa noite, excelente artigo, meus parabéns. Ainda sobre o tópico de projeção de despesas no budget, eu pessoalmente tenho um problema com relação a isso, senão vejamos, alguns gastos, estão diretamente relacionados a geração de receita ou as vendas da empresa, contudo nem sempre as vendas previstas se realizam, nesses casos, creio que as despesas que tem uma origem variável também devem ser reduzidas, assim o resultado de contribution margin permanece o mesmo, o problema ai em meu ponto de vista esta relacionado aqueles gastos fixos que quando se realizam mesmo estando previstos em budget pela não realização da receita fazem com que o resultado da empresa não seja atingido, como procedemos para esses casos?

      Curtido por 1 pessoa

      • Olá, tudo bem?
        Fico muito feliz que tenha gostado de nosso trabalho.
        Esta situação que comentou é semelhante à que tratamos em outro artigo sobre análise do ponto de equilíbrio considerando gasto com mão de obra. Na verdade, a dificuldade de entendimento surge no momento em que tentamos fazer um estudo de margem de contribuição ou ponto de equilíbrio em períodos curtos, o que não é indicado. Estes conceitos se referem à estrutura de negócio da empresa, ou seja, uma visão que não pode ser influenciada por fatores pontuais como a postergação de uma venda prevista de um mês para outro.
        Para a análise fazer sentido deve-se utilizar um prazo maior (um ano, por exemplo, principalmente em negócios com sazonalidade relevante). Com este prazo, o problema de não realização não gera impactos na interpretação da situação do negócio e, por outro lado, se a receita for muito inferior ao planejado, tem-se a indicação de uma necessidade de revisão da estrutura de gastos fixos com o objetivo de redução para adequação.
        Acho que vale a pena a leitura dos dois artigos sobre custos de pessoal pois os conceitos gerais podem ajudar a compreender a situação. Seguem os links:

        Custo de Mão de Obra: Gasto Fixo ou Variável? – https://wp.me/p8TsTk-1hI
        Custo de Mão de Obra – Analisando a dúvida do Ponto de Equilíbrio – https://wp.me/p8TsTk-1p8

        Espero ter ajudado!
        Até logo!

        Curtido por 1 pessoa

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