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As empresas podem classificar contabilmente os seus gastos de diversas maneiras, entre elas, como custos ou despesas. Esta segregação tem vários motivos gerenciais que podem impactar na avaliação do negócio ou dos gestores.

Com relação à elaboração do orçamento empresarial, esta segregação também é importante em virtude da necessidade de criação de regras de projeção que sejam adequadas ao negócio.

Para compreender a diferença entre os procedimentos, se faz necessário distinguir cada um dos conceitos:

• Gastos: Podem ser considerados como os consumos de recursos financeiros realizados por uma empresa na aquisição de um produto ou serviço para sua atividade, independentemente de seu momento de pagamento. Desta forma, existem os mais diversos gastos que podem ser citados como exemplo, tais como, a compra de uma máquina, o consumo de energia elétrica, etc.;
• Custos: São todos os gastos realizados pela empresa com o objetivo de constituição de seu produto ou prestação de serviço como, por exemplo, o consumo de matéria prima para a fabricação ou os salários de consultores de uma empresa de tecnologia dedicados à execução de um projeto;
• Despesas: São os gastos realizados com o objetivo  de obtenção de receita, contribuindo para a evolução do negócio, mas sem estarem relacionados à fabricação do produto ou prestação do serviço. Como exemplos, podem ser citados gastos com propaganda e o aluguel do escritório para a área administrativa de uma empresa industrial.

Quando um gasto é considerado como despesa, há associação direta com o período em que é consumido. Assim, este valor é imediatamente lançado na Demonstração de Resultado do Exercício da empresa, reduzindo o seu lucro. Por outro lado, principalmente em atividades industriais, os custos estão relacionados ao processo produtivo e os recursos consumidos nesta atividade são incorporados aos produtos.

A consequência da diferença no tratamento contábil de custos e despesas é que a empresa pode consumir recursos na fabricação de um produto, mas, se não o vender imediatamente, os valores não são lançados na Demonstração de Resultado do Exercício, permanecendo registrados na conta estoque do Balanço Patrimonial. Estes valores somente serão transferidos para a Demonstração de Resultado do Exercício no momento em que ocorra o reconhecimento da receita, em geral na venda, sendo este procedimento totalmente diferente do praticado no orçamento de despesas.

Os dois processos descritos podem ser representados no diagrama abaixo:

Como se pode observar, o processo de reconhecimento na Demonstração do Resultado do Exercício dos gastos consumidos por uma empresa é diferente para despesas e custos. Se uma fábrica produzir durante todo um ano, mas sem realizar qualquer venda, não haverá registro de custo em sua apuração de resultado, pois os valores incorridos na produção ficarão retidos na conta estoque, ou seja, no Balanço Patrimonial. Por outro lado, se existirem despesas neste período, estas serão reconhecidas em resultado no momento de seu consumo, reduzindo o lucro do período.

Além disso, o processo de projeção de custos no orçamento empresarial pode conter muitas etapas, as quais podem gerar lógicas bastante complexas, tais como a previsão de consumo de matérias primas, o orçamento de gastos com pessoal e também o orçamento de custos indiretos.

No caso do consumo de matérias primas, para que seja corretamente orçado, deve-se criar uma lógica de projeção de que leve em consideração a movimentação de estoque (PEPS, UEPS e CMP), além da análise dos tributos inseridos na aquisição. Deve-se observar que os valores orçados que irão compor a previsão de custos são as baixas previstas do estoque de matérias primas e não as aquisições.

De maneira distinta, os gastos previstos no orçamento de custos indiretos devem passar por processos de rateio para definir a proporção a ser atribuída a cada um dos produtos. Podem ser encontradas diversos tipos de projeção, desde simples, com a atribuição de percentuais de apropriação, até extremamente complexos, com diversas interações e atividades relacionadas.

Por fim, no orçamento de gastos com pessoal, devem orçados os valores a serem consumidos na fabricação dos produtos para incorporar o seu custo. Normalmente, a atribuição é vinculada ao centro de custo em que as pessoas estejam vinculadas, podendo ser tanto diretos quanto indiretos.

Através da projeção destes três componentes e levando-se em conta as particularidades existentes em cada uma das partes, pode-se orçar o custo de produção.

É fundamental que se compreenda que o valor de produção orçado pode não ser o custo reconhecido na demonstração de resultado de exercício orçada, uma vez que este depende da previsão de baixa do estoque de produtos acabados em virtude da realização da venda.

Desta forma, pode-se observar que as lógicas de projeção orçamentária de custos e despesas, principalmente em empresas industriais, são bastante distintas. Isto faz com que, na elaboração das regras orçamentárias, seja fundamental que o responsável crie uma correta estrutura de classificação de custos e despesas, bem como regras de projeção específicas para cada caso.

Sobre o autor:

Louremir Reinaldo Jeronimo é  Doutor em Administração de Empresas pela Escola de Administração de Empresas de São Paulo, da Fundação Getulio Vargas – FGV EAESP. Professor convidado dos cursos de MBA do FGV Management e FGV In Company (Saiba mais)

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