Conceitos Orçamentários

A diferença entre elaborar um orçamento Bottom-up e Top-down

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O processo orçamentário anual das empresas pode ser muito particular em virtude de suas características de negócio ou de seu modelo de gestão, existindo dez tipos de processos e orçamentos empresariais. No entanto, de uma maneira geral, a sua estrutura pode seguir o padrão Bottom-up, Top-down ou mesmo uma combinação entre eles.

Em ambos os métodos, a elaboração do orçamento tem início com as definições estratégicas do negócio, sendo que em grandes empresas a sua avaliação começa com reuniões de conselho. Neste momento, todo o cenário em que estão inseridas é analisado e as macro premissas do planejamento estratégico são definidas. Entre os diversos direcionamentos, podem ser citados os padrões de resultado esperados e a rentabilidade mínima a ser atingida pelo negócio, fatores que serão a base para que a alta direção formalize todo o planejamento estratégico da companhia.

No caso de empresas de menor porte, estas diretrizes são determinadas pela visão da diretoria da empresa ou dos proprietários.

Tanto na utilização do orçamento Bottom-up quanto do Top-down este processo pode ocorrer de maneira idêntica, não sendo este o fator de determinação do método utilizado.

Um orçamento Bottom-up (de baixo para cima) é elaborado pelas unidades participantes de menor nível. Estas preparam as suas projeções individuais de acordo com as premissas recebidas, as quais são agrupadas até se chegar ao orçamento completo da empresa. Neste processo geralmente observa-se maior detalhamento nas projeções pois são realizadas no menor nível da organização e muitas vezes pelas áreas operacionais que visualizam todas as particularidades de seu dia a dia. Um exemplo de utilização deste método é o modelo de orçamento Base Zero (OBZ).

De maneira distinta, em um orçamento Top-down (de cima para baixo), as projeções são realizadas pela alta direção e impostas para os níveis inferiores. Não se trata, neste caso, de envio de premissas estratégicas mas do orçamento em si que é construído pela direção (DRE, Balanço, etc.), restando aos departamentos subordinados apenas a tarefa de desdobrá-lo.

Os processos Top-down costumam ser menos detalhados, não sendo incomum que as projeções sejam preparadas de acordo com premissas de referência, tais como projetar os valores de gastos como sendo um percentual da receita. Em outras situações, algumas empresas utilizam o conceito de orçamento incremental, ou seja, ajustam os gastos de períodos anteriores para gerar as novas projeções.

Em negócios que estejam em fase de desenvolvimento e que não apresentem cultura orçamentária, o início da criação do processo utilizando o conceito Top-down pode ser uma boa estratégia para que apenas em um segundo momento passem para a adoção de uma metodologia com maior detalhamento.

Deve-se ressaltar que a utilização do orçamento Top-down não significa, necessariamente, que o processo seja realizado por uma média ou pequena empresa e que não seja utilizado um sistema detalhado. Na verdade, podem ser encontrados exemplos de grandes empresas que adotam este método com o rigor semelhante ao processo Bottom-up.

Ao analisar qual o melhor método a ser praticado, deve-se ponderar as vantagens e desvantagens presentes, pois cada um tem as suas particularidades.

No caso de elaborações Top-down, podem-se identificar as seguintes vantagens:

  • Maior facilidade de preparação de planos alinhados com a estratégia definida;
  • Rapidez na elaboração do orçamento.

Quanto às suas dificuldades, podem ser relacionadas:

  • O fato das projeções serem elaboradas pela alta direção pode fazer com que talvez sejam gerados planos impossíveis de serem colocados em prática, pois, apesar de haver conhecimento do negócio que está sobre sua responsabilidade, nem sempre são considerados todos os detalhes dos processos operacionais;
  • Esta metodologia pode dificultar a participação e comprometimento dos gestores dos níveis mais baixos devido à imposição dos planos elaborados pela alta direção sem que seja realizada a avaliação e discussão entre os envolvidos na execução.

Em processos Bottom-up podem ser relacionadas as seguintes vantagens:

  • Planos elaborados com maior adequação aos processos operacionais;
  • Maior detalhamento das várias etapas que compõem o resultado da empresa;
  • Maior participação e comprometimento dos colaboradores em geral;

Em contrapartida, podem ser observadas às seguintes desvantagens neste método:

  • Esta metodologia pode levar à realização de diversas revisões das projeções, pois ao se consolidarem os valores nas primeiras vezes não se atingem as metas estratégicas estabelecidas. Neste caso, repete-se o processo com correções até que se consigam planos que sejam adequados com ao planejamento estratégico. Este é um dos motivos que fazem com que grande parte dos ciclos orçamentários tenham início por volta do mês de agosto e sejam finalizados somente no final do ano;
  • Ocupação em demasia dos gestores de operação no processo orçamentário, pois estes destinam parte do seu tempo disponível, que deveria ser utilizado na realização das atividades que são especialistas, para elaborarem o orçamento durante diversas vezes em quatro ou cinco meses no ano. Isso envolve custos e retira as pessoas das suas atividades principais.

O conceito Bottom-up e Top-Down em tecnologias especializadas no planejamento orçamentário

Existem diversos sistemas no mercado especializados na execução de atividades de planejamento e controle orçamentário. Em vários destes é comum ser observada a utilização das nomenclaturas orçamento Bottom-up e Top-down.

No entanto, dentro do contexto destas tecnologias, ao se construir uma estrutura Top-down, significa que os valores serão inseridos em um agrupador (total centro de custo, por exemplo) e estes distribuídos por alguma regra pré estabelecida para os membros em um nível abaixo (centros de custo A e B, por exemplo). Já no processo Bottom-up, os valores de projeção são inseridos pelos usuários em cada dos membros de maneira detalhada (cada um dos centros de custo) e em seguida agrupados para se encontrar a projeção consolidada.

Orçamentos que utilizam  ambos os processos ao mesmo tempo

Existem algumas empresas que desenvolvem processos que utilizam ambos os métodos, numa tentativa de reduzir o tempo e custo envolvidos na utilização da metodologia Bottom-up, mas sem gerar projeções com níveis de precisão inaceitáveis e fora da realidade operacional, muitas vezes derivadas da forma Top-down.

Como exemplo de processo misto, será citado o método observado em uma rede de supermercados no Brasil, a qual terá a sua identificação preservada.

No caso desta rede de supermercados, o ciclo orçamentário era iniciado no modelo Bottom-up. Era utilizado um processo bastante detalhado pois as projeções eram elaboradas em cada um dos departamentos dentro das lojas (padaria, açougue, etc.). Em seguida, eram consolidadas em lojas e posteriormente em regionais, diretorias e finalmente chegava-se ao orçamento da empresa.

Ao fim da consolidação dos orçamentos elaborados pelas diversas áreas da empresa iniciava-se a comparação entre os seus resultados e o que era esperado pela definição estratégica prévia. Normalmente a situação enfrentada era de que estas não atendiam às expectativas do planejamento estratégico.

Neste momento o processo tornava-se Top-down, onde a alta direção alterava as projeções consolidadas de acordo com a sua avaliação. Este orçamento gerado pela alta direção era então imposto para os níveis abaixo, de modo que o seu detalhamento fosse ajustado.

Ao utilizar este processo evitava-se a realização de diversas revisões orçamentárias, normais no método Bottom-up, mas que têm custo elevado. Ao mesmo tempo reduzia-se o risco de que o planejamento elaborado pela alta direção fosse fora da realidade operacional, o que inviabilizaria a sua execução. Este segundo ponto, normalmente a grande dificuldade do processo Top-down, era evitado por que a alta direção baseava as suas análises em planos detalhados elaborados pelas áreas operacionais da empresa.

Como se pode observar, os dois métodos apresentam particularidades tanto positivas quanto negativas. Uma empresa, ao escolher entre um deles, deve levar em consideração os seus objetivos, estrutura organizacional e o momento de maturidade de sua gestão. Além disso, a utilização de processos combinados pode ser uma alternativa a ser avaliada de modo a evitar alguns dos problemas existentes em cada uma das formas descritas.

 

Sobre o autor:

Louremir Reinaldo Jeronimo é  Doutor em Administração de Empresas pela Escola de Administração de Empresas de São Paulo, da Fundação Getulio Vargas – FGV EAESP. Professor convidado dos cursos de MBA do FGV Management e FGV In Company (Saiba mais)

 

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