Uma das atividades mais comuns no processo orçamentário é o acompanhamento periódico de resultados com a geração de relatórios de comparação entre valores reais e orçados.
Também é normal encontrar empresas que estabelecem regras para o esclarecimento de desvios, tais como, a obrigatoriedade de explicar a variação em qualquer conta orçamentária que seja superior a determinado percentual.
Um exemplo hipotético de relatório de acompanhamento em empresas que adotam esta regra pode ser:
Neste caso, considerando uma regra para esclarecer qualquer variação acima de 10%, pode-se observar que a conta de despesas comercias superou o limite estabelecido, comprometendo a execução do resultado orçado pela empresa. Fica evidente que esta situação requer o detalhamento dos motivos que causaram o desvio.
Deve-se destacar que este processo, quando realizado através da utilização do orçamento estático, pode trazer algumas situações de identificação de problemas inexistentes ou mesmo de ocultação de outros reais, fato que pode ser minimizado com o uso do orçamento flexível.
A necessidade de justificativa de desvios de gastos superiores ao máximo estabelecido pela empresa ocorre principalmente em virtude de um dos objetivos da gestão orçamentaria ser atuar para que os resultados ocorram conforme o planejado para a execução da estratégia. Outro motivo a ser destacado é a necessidade de identificação de possíveis erros de planejamento para que sejam evitados no futuro.
Analisando outra situação, suponha que o relatório de acompanhamento apresente a seguinte composição:
Este caso apresenta posição inversa, ou seja, a despesa comercial foi muito abaixo do orçado.
Nesta situação é comum surgir o questionamento quanto ao motivo de algumas empresas exigirem que reduções dos gastos em relação ao orçado sejam também justificadas, uma vez que isto seria benéfico para o negócio.
Para compreender esta solicitação, deve-se observar mais um entre os diversos papéis atribuídos ao orçamento empresarial, que é o de alocar os recursos financeiros da empresa em suas diversas áreas e atividades. Nesta etapa do processo, sempre existem disputas pelos recursos limitados, podendo gerar divergências internas.
No momento em que a companhia encerra o seu orçamento, uma série de definições de alocação de gastos são realizadas e algumas áreas ou projetos deixam de receber os recursos desejados.
Como consequência desta realidade, uma redução relevante de gastos apontada no acompanhamento real versus orçado deve ser analisada para que se compreenda o que levou ao não consumo do recurso financeiro.
Não há restrição alguma quanto à geração de economias para o negócio, pelo contrário. No entanto, uma das coisas que se busca identificar neste acompanhamento são as decisões equivocadas de alocação de recursos devido a erros de planejamento.
O que as empresas procuram evitar com esta análise são as projeções exageradas de gastos, ou seja, solicitações de recursos acima da necessidade real da área, visando gerar uma “reserva” em sua operação. Esta prática, se identificada, deve ser eliminada, pois, ao liberar recursos para um setor que não os utilizará, outro deixa de recebê-los, podendo prejudicar o desenvolvimento do negócio como um todo.
Por outro lado, a possibilidade de ocorrência deste problema não pode levar à outra prática equivocada, às vezes observada. Existem empresas que ao identificar o não consumo de recursos orçados, imediatamente reduzem a verba orçamentária para o ano seguinte. Muitas vezes este procedimento é justificado, erroneamente, pelo uso do orçamento Base Zero (OBZ).
Utilizar o Orçamento Base Zero requer que todos os gastos orçados sejam analisados e justificados de acordo com os objetivos da organização e não que um corte automático seja colocado em prática pela não utilização dos recursos no ano anterior.
A prática correta é que eventuais economias relevantes observadas no acompanhamento real versus orçado sejam estudadas para avaliar suas consequências no próximo período orçamentário. Se a sua causa for algo que irá permanecer, reduções devem ser implementadas em novas projeções. No entanto, há diversos casos em que as reduções de gastos podem ser momentâneas ou originadas em postergações. No primeiro caso, nenhum impacto deverá ser considerado no próximo orçamento, enquanto no segundo, a economia tende a gerar maior demanda de recursos no futuro.
A análise dos impactos futuros é mais um motivo para justificar a geração de relatórios com explicações sobre as razões para as economias.
Da mesma forma que no consumo excessivo, quando houver a identificação de reduções de gastos em relação ao orçado, deve-se avaliar se a sua origem é algum erro de planejamento. Esta análise é importante para que possíveis equívocos não se repitam em projeções futuras.
Em resumo, tanto variações positivas quanto negativas devem ser justificadas no acompanhamento orçamentário, de acordo com as regras estabelecidas pela organização. No caso de gastos, variações positivas (maiores que o orçado) devem ter os seus motivos investigados visando encontrar alternativas para a adequação, por outro lado, as negativas (menores que o orçado) precisam ser esclarecidas para que sejam identificados os motivos e analisados os impactos no orçamento empresarial.
Sobre o autor:
Louremir Reinaldo Jeronimo é Doutor em Administração de Empresas pela Escola de Administração de Empresas de São Paulo, da Fundação Getulio Vargas – FGV EAESP. Professor convidado dos cursos de MBA do FGV Management e FGV In Company (Saiba mais)
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