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Uma das atividades mais comuns no processo orçamentário é o acompanhamento periódico de resultados e a geração de relatórios de comparação entre valores reais e orçados.

Também é normal encontrar empresas que estabelecem regras para o esclarecimento de desvios, tais como, a obrigatoriedade de explicar a variação em qualquer conta orçamentária que seja superior a determinado percentual.

A necessidade de justificativa de desvios de gastos superiores ao máximo estabelecido ocorre principalmente em virtude de um dos objetivos da gestão orçamentaria ser atuar para que os resultados ocorram conforme a estratégia planejada. Outro motivo é a necessidade de identificação de possíveis erros de planejamento para que sejam evitados no futuro.

Deve-se destacar que tanto variações positivas quanto negativas, que sejam relevantes, devem ser justificadas no acompanhamento orçamentário. No caso de gastos, variações positivas (maiores que o orçado) devem ter os seus motivos investigados visando encontrar alternativas para a adequação, por outro lado, as negativas (menores que o orçado) precisam ser esclarecidas para que sejam identificados os motivos e analisados os impactos no orçamento empresarial.

Algumas empresas utilizam o orçamento flexível  para uma melhor visualização de eficiência e avaliação de desempenho de maneira complementar ao acompanhamento tradicionalmente baseado no orçamento estático.

Na comparação do real versus orçado é comum que sejam encontradas diversas contas com variações percentuais significativas, as quais demandam esclarecimentos. No entanto, também é normal que, ao efetuar uma análise mais apurada, se perceba que algumas delas tenham valores irrelevantes quando comparadas ao resultado gerado pela empresa. Nestes casos, surge a dúvida se estes desvios (percentuais grandes em contas pequenas) devem ser justificados.

Para compreender esta situação deve-se recordar que existem dois tipos de contabilidade, a Financeira e a Gerencial. A primeira desenvolve a informação com foco no usuário externo enquanto a segunda tem como objetivo suprir as demandas dos gestores internos.

Os autores Horngreen, Sundem e Stratton, Editora Pearson – Prentice Hall definem que “a contabilidade gerencial é o processo de identificar, mensurar, acumular, analisar, preparar, interpretar e comunicar informações que auxiliem os gestores a atingir objetivos organizacionais. Em contrapartida, a contabilidade financeira refere-se à informação contábil desenvolvida para usuários externos como acionistas, fornecedores, bancos e agências regulatórias governamentais”.

O orçamento empresarial é um dos principais exemplos de contabilidade gerencial, mas  as suas regras devem ser montadas preservando a consistência das informações da financeira.

Um ponto importante desta diferenciação se refere ao plano de contas do orçamento empresarial. Muitas empresas procuram utilizar em sua projeção orçamentária a mesma estrutura da contabilidade, o que fornece a possibilidade de maior interação entre o planejamento e o controle operacional.

No entanto, normalmente, esta situação só é viável para os casos em que o plano de contas contábil não seja excessivamente grande. Muitas empresas detalham os lançamentos contábeis em contas para controlar aspectos mínimos da operação, tal como o consumo de papel em uma área administrativa.

Um conceito a ser destacado é o de materialidade, utilizado em processos contábeis, principalmente de auditoria. Segundo a NBC TA 320 (Normas Brasileiras de Contabilidade), “para fins das normas de auditoria, materialidade para execução da auditoria significa o valor ou valores fixados pelo auditor, inferiores ao considerado relevante para as demonstrações contábeis como um todo, para adequadamente reduzir a um nível baixo a probabilidade de que as distorções não corrigidas e não detectadas em conjunto, excedam a materialidade para as demonstrações contábeis como um todo”.

Desta forma, de maneira simplificada, pode-se entender que valores não relevantes para as demonstrações e que não sejam capazes de gerar distorções, podem ser consideradas imateriais e não serem passíveis de análise.

Este mesmo princípio pode ser utilizado na questão de justificativas de grandes variações percentuais em contas com pequenos valores. O responsável pela elaboração da estrutura orçamentária, diante desta situação, deve considerar a relevância de manutenção de contas com valores inexpressivos no plano orçamentário.

Considerando a perspectiva de análise gerencial e tomada de decisão, o que deve ser avaliado é a possibilidade de constituição de agrupamentos de diversas contas contábeis com pequenos valores em uma ou poucas contas orçamentárias que, no conjunto, apresentem montante expressivo e passem a ser relevantes.

Desta forma, no caso de identificação de grandes variações percentuais referentes a contas inexpressivas, o ideal é realizar uma análise geral sobre o plano de contas orçamentário e promover adequações para evitar que os gestores direcionem suas análises e explicações para itens irrelevantes, os quais tendem a não agregar valor para a gestão da empresa.

Sobre o autor:

Louremir Reinaldo Jeronimo é  Doutor em Administração de Empresas pela Escola de Administração de Empresas de São Paulo, da Fundação Getulio Vargas – FGV EAESP. Professor convidado dos cursos de MBA do FGV Educação Executiva e FGV In Company (Saiba mais)

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