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A implantação de um processo orçamentário pode ser uma atividade desafiadora para os gestores, principalmente em empresas que ainda não apresentam cultura orçamentária desenvolvida.

Existem 10 tipos de processos e orçamentos empresariais, os quais podem ser utilizados tanto isoladamente quanto em conjunto, sendo comum o questionamento sobre a maneira mais simples realizar uma implementação.

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Antes de iniciar a elaboração de qualquer processo orçamentário, deve-se recordar os três pontos de atenção que devem ser analisados para evitar que modelos inadequados sejam construídos, sendo eles:

• Compreender a contabilidade da empresa:
• Definir adequadamente os objetivos e metas da organização:
• Analisar o fator limitante orçamentário da empresa:

A implantação inicial de um processo orçamentário é um grande desafio, pois, além da resistência natural a mudanças, há o desconhecimento sobre como elaborar as projeções e estruturar os acompanhamentos necessários.

Muitas vezes, não se deve iniciar com modelos orçamentários detalhados ou que exijam atividades mais elaboradas, pois a empresa pode não estar preparada para isso. É importante criar a cultura de projetar o negócio e realizar acompanhamentos periódicos.

Se a companhia não tem cultura orçamentária, não se pode esperar que os responsáveis pelas áreas tenham conhecimento sobre como elaborar as suas estimativas, quais as relações de causa e efeito em suas atividades, que tipo de análises são relevantes para o negócio e quais as estruturas de relatórios ou informações realmente importantes para empresa.

A implantação orçamentária em um ambiente como o descrito deverá se preocupar em ser um fator de disseminação do conhecimento e criação de processos.

Em situações como esta, a maneira mais simples de implantar um orçamento empresarial é criando um processo onde a área responsável, normalmente a controladoria ou a financeira, assume a responsabilidade de sua elaboração de maneira top-down. Neste caso, a sugestão é utilizar o orçamento incremental, o qual consiste no levantamento dos dados históricos de cada uma das unidades de controle para posterior adição de um percentual de correção. Alguns exemplos destes incrementos podem ser ajustes referentes à inflação, a utilização de taxas fixas ou o crescimento econômico esperado.

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As principais atividades deste processo sugerido são:

• Levantamento das informações de realizado de cada área;
• Desenvolvimento classificações de valores para iniciar a criação do modelo de controle e gestão da empresa, tais como, grupos de contas, unidades de gestão ou centros de custo;
• Realização, pela área responsável pela elaboração do orçamento, de uma análise crítica inicial visando a execução de ajustes nos valores históricos para gerar a primeira projeção orçamentária de cada um dos departamentos;
• Apresentação individual das projeções baseadas em históricos ajustados para os responsáveis de cada uma das áreas para que sejam analisadas e, se for o caso, corrigidas;
• Aprovação, em conjunto com os responsáveis, das projeções revisadas para cada uma das áreas;
• Consolidação das projeções das áreas para finalizar o orçamento geral da empresa.

Após a preparação do primeiro orçamento da empresa, periodicamente, deverá ser realizado o acompanhamento de resultados e a geração de relatórios com comparações entre valores reais e orçados.

Estes relatórios devem ser apresentados e discutidos com os gestores das áreas de modo que sejam analisados os motivos para a existências de desvios, destacando eventuais erros de planejamento, situações inesperadas ou novas oportunidades que surgiram após a elaboração do plano.

Este processo de discussão é importante, para que as áreas comecem a compreender as estruturas dos relatórios, as informações relevantes e a forma de realização de análises.

Existem diversas críticas à utilização do orçamento incremental, tais como:

• Tendência de projeções superficiais;
• Persistência de gastos sem alinhamento com a estratégia atualizada;
• Envolvimento de reduzida quantidade de pessoas no processo;
• Incentivo a ajustes generalizados para toda a organização;
• Perpetuação de ineficiências.

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No entanto, apesar destes pontos serem verdadeiros, através de sua utilização com o processo descrito, em um ou dois anos, todas as áreas envolvidas deverão ter adquirido uma cultura orçamentária inicial, o que permitirá que a empresa considere a utilização de outros processos de planejamento e acompanhamento descentralizados e mais sofisticados.

Sendo assim, uma das maneiras mais simples de implantar um orçamento empresarial em uma empresa sem cultura orçamentária é desenvolver um processo top-down  utilizando o orçamento incremental.

Sobre o autor:

Louremir Reinaldo Jeronimo é  Doutor em Administração de Empresas pela Escola de Administração de Empresas de São Paulo, da Fundação Getulio Vargas – FGV EAESP. Professor convidado dos cursos de MBA do FGV Educação Executiva e FGV In Company (Saiba mais)

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