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Um dos grandes desafios para empresas em desenvolvimento é iniciar a implantação de um processo orçamentário pois, além da resistência natural das pessoas à mudanças, existe o desconhecimento sobre como elaborar as projeções e estruturar os acompanhamentos necessários.

Muitas vezes, não se deve iniciar com modelos orçamentários detalhados ou que exijam atividades mais elaboradas pois a empresa pode não estar preparada para isso, sendo importante criar a cultura de projetar o negócio e de realizar acompanhamentos periódicos. Neste caso, em um segundo momento poderia ser escolhido outro modelo que melhor se adeque às necessidades de gestão da organização.

Existem dez tipos de processos e orçamentos empresariais que podem ser utilizados, no entanto, no início do desenvolvimento do processo orçamentário, algumas empresas adotam o chamado orçamento incremental ou com base histórica como ponto de partida para seu modelo de planejamento e controle.

A forma de construção desse orçamento consiste na utilização de valores do exercício anterior para elaborar as projeções atuais. Seu processo se baseia no levantamento dos dados históricos de cada uma das unidades de controle para posterior adição de um percentual de correção. Este pode ser tanto uma taxa fixa, um ajuste referente à inflação ou mesmo crescimento econômico esperado.

Normalmente, quando uma empresa adota este tipo de orçamento também utiliza a metodologia top-down, onde a área responsável pela gestão do processo, em geral a controladoria, segue os seguintes passos:

• Apuração dos dados realizados;
• Classificação dos valores de realizado de acordo como o modelo de gestão e controle da empresa. Neste caso, pode haver segregação por grupos de contas, unidades de gestão, centros de custo ou qualquer outra estrutura;
• Realização pelo departamento de planejamento e controle dos ajustes nos valores históricos, gerando a primeira projeção orçamentária para cada uma das áreas da empresa;
• Disponibilização das projeções com históricos ajustados aos responsáveis por cada uma das áreas que compõem a estrutura orçamentária para que sejam analisadas e eventualmente solicitados ajustes;
• Por fim, as unidades devolvem as projeções revisadas para a área responsável, a qual procede a sua consolidação de modo a finalizar o orçamento geral da empresa.

Vantagens do Orçamento Incremental

Ao analisar o processo de elaboração do orçamento segundo a metodologia incremental podem ser observadas as seguintes vantagens:

• Maior agilidade e rapidez na elaboração do orçamento. Neste processo, não há exame detalhado dos diversos gastos de cada uma das unidades que compõem a empresa, fazendo com que o tempo despendido em análises seja reduzido. Além disso, como as projeções geralmente são elaboradas de maneira top-down, há um alinhamento das projeções com a expectativa da alta direção  evitando que diversas revisões tenham que ser realizadas para atingir o resultado macro esperado;
• Menor custo de execução envolvido no processo. Diretamente relacionado à agilidade e rapidez há um custo menor envolvido no processo, visto que não demanda o engajamento de gestores das áreas por várias horas ao longo dos meses consumidos no processo orçamentário. Esta é uma rotina normal em outras metodologias e que gera elevado custo;
• Liberação dos gestores das áreas para suas atividades fim. Ao exigir menor engajamento dos gestores na elaboração do orçamento, já que a maior parte do trabalho é realizada por uma área central, ocorre a liberação de tempo para que eles concentrem a atuação em suas áreas específicas. Esta é uma crítica comum das empresas que utilizam outros modelos orçamentários pois, segundo elas, os gestores deveriam concentrar os seus esforços naquilo que foram destinados a realizar e o elevado trabalho consumido na elaboração e revisão orçamentária acaba sendo um desvio no foco de atuação.

Críticas ao Orçamento Incremental

Apesar do orçamento incremental apresentar vantagens, algumas críticas podem ser citadas:

• Tendência de projeções superficiais. Como o processo é elaborado com base em valores históricos ajustados, há um favorecimento a não realização de análises detalhadas dos gastos e nem de discussões sobre a sua real necessidade;
• Persistência de gastos sem alinhamento com a estratégia atualizada. A estratégia de uma empresa pode ser alterada ao longo do tempo e isto pode fazer com que o direcionamento de gastos tenha que ser modificado. Ao estabelecer como referência os valores históricos pode-se gerar a permanência de dispêndios que não mais seriam necessários diante da nova realidade do negócio;
• Envolvimento de reduzida quantidade de pessoas no processo. Como consequência da não análise detalhada dos gastos, geralmente as revisões são feitas exclusivamente pelos responsáveis gerais de cada área e com isso se reduz a quantidade de pessoas que participam do processo. A consequência é a diminuição do comprometimento geral da organização com as metas estabelecidas;
• Incentivo a ajustes generalizados para toda a organização. É comum que neste processo surjam instruções de ajustes generalizados de gastos, tais como um corte de 5% em todas as áreas. Ao realizar este procedimento, podem ser efetuadas reduções em departamentos que não poderiam ter suas verbas diminuídas pois causariam prejuízos às suas operações. Por outro lado, aqueles departamentos que estivessem com as suas projeções infladas por bases históricas que contenham itens desnecessários seriam beneficiados, ou seja, a alocação de recursos estaria totalmente inadequada;
• Perpetuação de ineficiências. Caso a base histórica de uma área apresente gastos ineficientes e o departamento responsável pela elaboração do orçamento acrescente um percentual ao valor passado, na prática estaria aumentando o investimento em ineficiência.

Apesar das críticas apresentadas à utilização deste modelo orçamentário, ele deve ser considerado com uma possível alternativa para aquelas empresas que pretendem iniciar a utilização de um processo orçamentário e a criação de cultura de planejamento e controle.

Muitas empresas que estão em fase de crescimento sentem a necessidade de melhorar a sua gestão e às vezes não sabem por onde começar, pois a criação de procedimentos de coordenação de atividades para todas as áreas talvez seja uma tarefa muito desafiadora em um primeiro momento.

Neste contexto, para o orçamento inicial, a utilização do modelo incremental de maneira top-down pode ser uma boa alternativa para entender os processos a serem seguidos no futuro, desenvolver os acompanhamentos que se fazem necessários e assim gerar um ponto de partida para que todas as áreas compreendam a melhor maneira de projetar e controlar as suas atuações mais detalhadamente.

Sobre o autor:

Louremir Reinaldo Jeronimo é  Doutor em Administração de Empresas pela Escola de Administração de Empresas de São Paulo, da Fundação Getulio Vargas – FGV EAESP. Professor convidado dos cursos de MBA do FGV Management e FGV In Company (Saiba mais)

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