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A projeção de custos costuma ser uma das etapas mais complexas do orçamento empresarial, principalmente em empresas industriais. Nestas, os orçamentos de compras e de estoque de matérias primas são componentes fundamentais.

Em orçamentos industriais, a projeção de compras tem início com a previsão da produção, a qual fornece as previsões dos insumos necessários para suportar a fabricação prevista.

No entanto, antes de se construir qualquer lógica orçamentária, sempre dois pontos devem ser analisados.

O primeiro é o processo contábil da empresa pois existem setores que apresentam particularidades contábeis específicas, as quais, caso existam, devem direcionar a construção das regras gerencias de projeção.

O segundo ponto a ser analisado é o seu fator limitante orçamentário e, na existência de restrições na aquisição de matérias primas, pode ser que a produção dependa de sua disponibilidade. Em casos como este,  o fluxo orçamentário pode ser inverso, ou seja, a projeção da produção se tornaria dependente do orçamento de compras.

Desta forma, nesta etapa do orçamento empresarial pode existir um relacionamento entre compras e produção nos dois sentidos, conforme o diagrama abaixo:

Para a adequada elaboração de um orçamento de compras é importante analisar a composição dos produtos acabados para verificar os itens que deverão ser projetados, sendo comum que nesta análise sejam identificados centenas ou milhares de componentes que compõem o processo produtivo.

O excesso de itens pode gerar um processo orçamentário extremamente trabalhoso e de difícil operação, quando não, inviável. Diversas empresas que enfrentam esta situação optam por elaborar os seus orçamentos por grupos, tanto de produtos acabados quanto de insumos, fazendo com que as quantidades utilizadas na projeção orçamentária sejam reduzidas.

É comum encontrar empresas que desenvolvem modelos orçamentários extremamente minuciosos, mas que acabam dificultando a sua operacionalização sem a geração de diferenças relevantes na informação que seria apurada caso a sua estrutura adotasse níveis mais agregados.

A decisão a ser tomada pelos responsáveis na elaboração do orçamento quanto ao nível de detalhamento adequado nas projeções orçamentárias deve levar em consideração a relação entre o benefício gerado por uma informação aberta em maior nível e a dificuldade de operacionalização do modelo orçamentário.

Outro ponto relevante a ser analisado nesta etapa do processo orçamentário é a possibilidade de existência de lotes mínimos de aquisição, pois este fator poderá determinar o momento correto de compras na projeção e, consequentemente, toda a previsão de estocagem e movimentação financeira relacionada à ele.

Seguindo o fluxo orçamentário tradicional, uma vez finalizado o orçamento de compras, inicia-se o orçamento de estoque de matérias primas.

Também nesta etapa podem ser visualizadas situações em que as projeções não seguem esta lógica. Isto pode ocorrer em empresas que atuam em segmentos que utilizam insumos com alta sazonalidade.

No caso de produtos agrícolas utilizados como insumos, é comum a existência de apenas uma ou duas safras no ano. Se a empresa depender destes itens para manter o seu processo de fabricação durante todo este período, pode ser necessário projetar a geração e manutenção de estoques. Isto faria com que em alguns momentos se deva projetar grande volume de compras, enquanto em outros, apenas o consumo do estoque.

Desta forma, dependendo do setor de atuação da empresa, o orçamento de estoque de matérias primas é dependente da projeção de compras, enquanto em outros, a previsão de compras seria influenciada pelo planejamento de estocagem, gerando outro relacionamento em dois sentidos, conforme o diagrama abaixo:

Estas duas fases descritas fazem parte do processo de orçamento de custos, pois gerarão os valores orçados das matérias primas a serem utilizadas na fabricação dos produtos.

No entanto,  deve-se ressaltar que os custos unitários utilizados no orçamento de custos não são originados da previsão de compras, mas sim da baixa do estoque de matéria prima, a qual pode assumir distintos valores dependendo do critério de movimentação do estoque utilizado no orçamento.

Nesta etapa do processo orçamentário deve-se decidir entre três métodos:

• UEPS – Última a Entrar, Primeiro a Sair: Segundo este critério, primeiro são baixados do estoque os materiais adquiridos mais recentemente e, em seguida, os mais antigos;
• PEPS – Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair: De forma inversa ao anterior, quando a empresa utiliza este método deve baixar do estoque primeiramente aqueles materiais que são mais antigos e, em seguida, aqueles adquiridos mais recentemente;
• CMP – Custo Médio Ponderado: Neste critério, todos os itens que estão em estoque apresentam o mesmo valor unitário, sendo este calculado pelo custo médio de aquisição. Assim, é indiferente a escolha de baixar um material adquirido mais recentemente ou não.

Como o UEPS não é permitido fiscalmente em decorrência de poder levar à postergação no recolhimento de tributos em um pais com tendência inflacionária e o PEPS pode fazer com que a empresa gere antecipação de impostos, os orçamentos costumam seguir o padrão adotado pela contabilidade, ou seja, o custo médio ponderado.

Neste método, a cada nova compra orçada, o custo unitário é recalculado, sendo este transferido para o orçamento de produção de acordo com a previsão de consumo.

Devido à situação descrita, é normal que no mesmo mês exista um valor unitário de aquisição de determinada matéria prima e outro custo unitário utilizado para orçar os produtos fabricados.

Outro ponto relevante na projeção de custos unitários de matérias primas é a análise dos tributos inseridos nas compras, bem como a situação da empresa em relação aos recolhimentos fiscais. Isto se deve ao fato de que em alguns momentos estes podem ser considerados com custos mas em outros não.

O relacionamento dos orçamentos de compras e estoque de matérias primas com as outras etapas do processo orçamentário

Os orçamentos de compras e de estoques de matérias primas geram uma série de informações a serem utilizadas em outras etapas do processo, conforme figura abaixo:

Além dos relacionamentos entre produção, compras e estoque de matérias primas, descritos anteriormente, esta etapa também disponibiliza informações para a projeção do Balanço Patrimonial e do Fluxo de Caixa Orçado.

No caso do Balanço Patrimonial, a partir do orçamento de compras são geradas as previsões de fornecedores no passivo, enquanto do orçamento de estoque de matéria prima se obtém os valores de estoque orçado no ativo.

Por fim, a partir do orçamento de compras são geradas as previsões de pagamentos referentes as aquisições que irão compor o Fluxo de Caixa Orçado.

Para a elaboração do orçamento de custos, estas etapas de projeção são muito importantes e cada uma das particularidades citadas devem ser analisadas para que se possa construir uma lógica orçamentária que seja adequada às necessidades da empresa.

Sobre o autor:

Louremir Reinaldo Jeronimo é  Doutor em Administração de Empresas pela Escola de Administração de Empresas de São Paulo, da Fundação Getulio Vargas – FGV EAESP. Professor convidado dos cursos de MBA do FGV Management e FGV In Company (Saiba mais)

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