Photo by Min An from Pexels

A construção de um processo orçamentário é atividade que passa por etapas evolutivas, as quais podem estar relacionadas a modificações no mercado, modelo de gestão ou maturidade da empresa.

Do ponto de vista de utilização de ferramentas, normalmente, o seu início ocorre através da utilização de planilhas eletrônicas, as quais oferecem agilidade e flexibilidade no desenvolvimento e nas mudanças que ocorrem até a estabilização de suas regras, controles e visões.

[wp_ad_camp_1]

No entanto, com o passar do tempo, parte dessas estruturas desenvolvidas em planilhas eletrônicas tornam-se demasiadamente complexas e de difícil operação devido aos diversos relacionamentos internos criados. Esta situação faz com que surja no processo orçamentário uma forte dependência de um pequeno grupo de pessoas que detêm conhecimento sobre a lógica interna desenvolvida. Neste momento, muitas empresas procuram substituir esta ferramenta por sistemas especializados em projeções orçamentárias e sua implantação permite um momento de reflexão e reavaliação de todas as atividades e organizações relacionadas ao processo.

Nesta fase, um ponto comum de discussão se refere a melhor forma de reconstruir o orçamento de Recursos Humanos (RH). Esta etapa costuma ser complexa no Brasil devido à quantidade de particularidades existentes na legislação trabalhista e em acordos sindicais.

De maneira geral, podem ser encontradas três formas distintas de elaboração do orçamento de gastos com pessoal:

• Orçamento por pessoas detalhado: Nesta estrutura, as estimativas são elaboradas individualmente por colaborador, considerando os seus dados reais e as regras trabalhistas exatas. Desta forma, para fazer as projeções, o detalhamento das lógicas é muito grande e no orçamento, deve-se inserir todas as informações trabalhistas reais de cada funcionário, tais como, salários e saldo de provisão de férias. Nas projeções devem ser considerados os eventos de maneira precisa, ou seja, para calcular os valores relativos às férias deve-se inserir exatamente o dia de saída, pois a variação na data pode influenciar as baixas e saldos de provisões trabalhistas.
• Orçamento por pessoas simplificado: Neste caso, a projeção também é elaborada individualmente por colaborador. No entanto, são adotadas regras mais simples para melhorar a operação do modelo. No caso de férias, seguindo o mesmo exemplo, seria apontado apenas o mês em que o funcionário sairá e não o dia exato, diminuindo a necessidade de previsão de particularidades envolvendo os cálculos de provisões.
• Orçamento por cargos: neste caso, as estimativas são realizadas para cada um dos cargos existentes em um departamento ou centro de custo. Assim, para iniciar as projeções, deve-se considerar as movimentações de pessoas ao longo do período orçamentário, tais como contratações, demissões, férias, afastamentos, etc. A partir desta movimentação, projeta-se quantos colaboradores existirão em cada período e cargo, sendo as estimativas elaboradas em conjunto.

[wp_ad_camp_2]

Um ponto importante na implantação de sistemas orçamentários se refere a decisão do detalhamento a ser utilizado no modelo. A sua relevância se deve ao fato de que quanto maiores as particularidades inseridas, maior a dificuldade de operação e tempo de resposta para cálculos e simulações.

Diante dessa realidade, a maioria das empresas não utiliza o orçamento por pessoas detalhado e algumas companhias que o implementaram tiveram que desenvolver estruturas internas com diversas pessoas dedicadas à sua operacionalização.

Assim, a decisão sobre o melhor modelo a ser utilizado acaba se restringindo ao orçamento por pessoas simplificado e o por cargos, sendo que cada um apresenta vantagens e desvantagens.

Muitas empresas, inicialmente, têm a intenção de utilizar o orçamento por cargos devido à redução da quantidade  premissas a serem utilizadas, o que simplificaria o processo. No entanto, quando a escolha é por esta modalidade, todas as projeções devem ser baseadas em médias (salários, horas extras, insalubridade, periculosidade, etc.). Estas devem ser calculadas com base em dados extraídos dos sistemas de folha de pagamento e necessitam ser recalculadas a cada movimentação de pessoal, contratação e demissão.

A complexidade que envolve o cálculo das médias a serem utilizadas no orçamento de RH por cargos é grande, fazendo com que muitas dessas companhias desistam de sua utilização ao analisar os requisitos necessários para sua operacionalização.

Assim, para implantar um sistema especializado de orçamento de RH, se torna mais simples a extração dos dados de cada funcionário e projetar seus valores individualmente, mesmo os resultados sejam agrupados posteriormente por cargos, centros de custo ou qualquer outra estrutura gerencial que seja necessária.

[wp_ad_camp_3]

Uma questão sobre a utilização do orçamento por pessoas simplificado é a segurança dos dados pessoais. As tecnologias orçamentárias disponíveis permitem que o detalhamento por pessoas seja visualizado apenas pela área de Recursos Humanos, restringindo outros departamentos a valores consolidados.  Neste caso, na elaboração do orçamento, os responsáveis pelas áreas projetam apenas as movimentações (contratações, demissões, férias, etc.) e as premissas sensíveis, como salários, são inseridas pela área responsável pela gestão de pessoal.

Dessa forma, na implantação de sistemas orçamentário especializados, a melhor opção para projetar os gastos com pessoal costuma ser a utilização do orçamento por pessoas simplificado.

Sobre o autor:

Louremir Reinaldo Jeronimo é  Doutor em Administração de Empresas pela Escola de Administração de Empresas de São Paulo, da Fundação Getulio Vargas – FGV EAESP. Professor convidado dos cursos de MBA do FGV Management e FGV In Company (Saiba mais)

Artigo relacionado:

As Três Formas de Estruturar o Orçamento de Gastos com Pessoal