Fonte da imagem: https://www.pexels.com

A projeção de gastos com pessoal, ou orçamento de RH, pode ser uma das etapas mais complexas na elaboração do orçamento empresarial no Brasil. Isto ocorre devido à quantidade de particularidades existentes na legislação trabalhista e em acordos sindicais.

Na realidade atual, é comum  encontrar colaboradores, em um mesmo departamento, vinculados a três sindicatos distintos e com regras trabalhistas particulares.

Esta fase do orçamento empresarial é chamada de gastos com pessoal devido ao fato de suas projeções poderem ser definidas como custo ou despesa, sendo normalmente o centro de custo dos colaboradores o fator determinante para a sua correta classificação.

O orçamento de gastos com pessoal, em geral, depende da previsão do nível de atividade da empresa (produção ou serviço), ou seja, verifica-se o que se pretende realizar em cada um dos departamentos ou centros de custos e estima-se a quantidade de colaboradores necessários para a execução.

No entanto, devido ao fator limitante orçamentário, podem ser encontrados casos em que esta lógica é alterada.

Um exemplo desta situação pode ser uma empresa de consultoria de tecnologia que esteja com capacidade de execução totalmente tomada. Neste contexto, a sua receita pode se tornar vinculada à quantidade de colaboradores para a realização dos serviços. Assim, para elaborar o orçamento, deve-se inicialmente projetar a disponibilidade de pessoal, considerando a capacidade de contratação e possibilidade de capacitação.

Quando uma empresa adota o orçamento matricial, devido a representatividade do gasto com pessoal, este costuma ser considerado um de seus pacotes para gerar maior controle sobre os seus dispêndios.

As estruturas de elaboração do orçamento de gastos com pessoal

De uma maneira geral, podem ser encontradas três formas distintas de elaboração do orçamento de gastos com pessoal:

• Orçamento por pessoas detalhado: Nesta estrutura, as estimativas são elaboradas individualmente por colaborador, considerando os seus dados reais e as regras trabalhistas exatas. Desta forma, para fazer as projeções, o detalhamento das lógicas é muito grande e para orçar deve-se inserir todas as informações trabalhistas reais de cada um dos funcionários, tais como, salários e saldo de provisão de férias. Nas projeções devem ser considerados os eventos de maneira precisa, ou seja, para calcular os valores relativos às férias deve-se inserir exatamente o dia de saída, pois a variação na data pode influenciar as baixas e saldos de provisões trabalhistas. A vantagem na adoção deste orçamento é o nível de precisão, enquanto a desvantagem é a complexidade do modelo que normalmente exige diversos colaboradores para operá-lo. Este fato faz com que poucas empresas o adote;
• Orçamento por pessoas simplificado: Neste caso, a projeção também é elaborada individualmente por colaborador. No entanto, são adotadas regras mais simples para melhorar a operação do modelo. No caso de férias, seguindo o mesmo exemplo, seria apontado apenas o mês em que o funcionário sairá e não o dia exato, diminuindo a necessidade de previsão de particularidades envolvendo os cálculos de provisões. Esta estrutura continua gerando um orçamento bastante preciso, mas com menor demanda de operação, o que faz com que seja mais utilizado que o anterior;
• Orçamento por cargos: neste caso, as estimativas são realizadas para cada um dos cargos existentes em um departamento ou centro de custo. Assim, para iniciar as projeções, deve-se considerar as movimentações de pessoas ao longo do período orçamentário, tais como contratações, demissões, férias, afastamentos, etc. A partir desta movimentação, projeta-se quantos colaboradores existirão em cada período e cargo, sendo as estimativas elaboradas em conjunto. A sua vantagem é a menor complexidade em relação as formas anteriores e a consequente redução no trabalho de operação do modelo. Por outro lado, a sua precisão é mais reduzida e a maior dificuldade de implantação surge na geração das premissas de projeção, pois todas deverão ser baseadas em médias que devem ser calculadas para cada centro de custo e cargo.

Podem ser encontradas empresas que demandam a projeção de gastos com pessoal através da combinação das estruturas apresentadas.

Um exemplo a ser citado é o de uma empresa que atua no setor de varejo, normalmente em shopping centers. Neste caso, a grande rotatividade de pessoal nas lojas fez com que a solução demandada fosse a elaboração do orçamento por pessoa simplificado na área administrativa, enquanto nas lojas a projeção por cargos. Outro caso é o de uma empresa do agro negócio, onde a solicitação era de que a área administrativa fosse projetada por colaborador, seguindo o modelo simplificado, enquanto na área agrícola fosse utilizada a estrutura por cargos.

O relacionamento do orçamento de gastos com pessoal com as outras etapas do processo

Para elaboração do orçamento de gastos com pessoal, uma série de relacionamentos com outras etapas devem ser previstos, conforme figura abaixo:

Deve-se observar que o orçamento de gastos com pessoal irá gerar estimativas de valores que serão considerados tanto em custos quanto despesas. Esta diferença é fundamental pois as regras de projeção nas etapas seguintes são distintas.

O que normalmente irá separar os gastos será a classificação do centro de custo em que o colaborador esteja atuando. Quando este for de uma área administrativa ou comercial, os valores projetados serão considerados como despesas e irão compor o orçamento de OPEX da empresa.

No caso dos centros de custos relacionados ao processo produtivo ou de prestação dos serviços, os valores orçados serão transferidos para o orçamento de custo dos produtos ou serviços.

Também podem existir alguns centros de custos que fazem parte do processo produtivo ou de prestação de serviços, mas de maneira indireta. As estimativas de gastos com pessoal dos colaboradores que atuam nestas áreas devem ser a eles transferidas para que passem por um processo de alocação em conjunto com os outros valores para integrarem o custo total orçado.

No caso do fluxo de caixa orçado, esta etapa do processo fornecerá as saídas referentes aos pagamentos de salários, benefícios e quaisquer outros itens referentes aos gastos como pessoal.

Por fim, através das projeções de gastos com pessoal, serão disponibilizadas previsões de salários a pagar, encargos e benefícios, provisões e quaisquer outros valores referentes à passivos trabalhistas, as quais serão enviadas para o orçamento do Balanço Patrimonial.

Sobre o autor:

Louremir Reinaldo Jeronimo é  Doutor em Administração de Empresas pela Escola de Administração de Empresas de São Paulo, da Fundação Getulio Vargas – FGV EAESP. Professor convidado dos cursos de MBA do FGV Management e FGV In Company (Saiba mais)

Artigos relacionados:

Custos e Despesas na DRE – Algumas análises gerenciais

Fator Limitante Orçamentário – Por onde deve ser iniciado o orçamento empresarial?

Melhorando o planejamento e controle de gastos com o Orçamento Matricial

OPEX e CAPEX – O Direcionamento dos Gestores no Orçamento Empresarial

A Identificação de Custos Diretos e Indiretos